Büroarbeit automatisieren. Fokus auf Ihr Geschäft.
Swissflow automatisiert wiederkehrende Büroarbeit wie Terminplanung, Offerten, Rechnungen, Nachfassen und Dokumentenprozesse – direkt in den Programmen, die Ihr Team schon nutzt. Das senkt Ihre Kosten bei gleichbleibender oder besserer Qualität – oder sichert Umsatz, der sonst durch langsame Reaktionszeiten verloren geht.
Unklar, wo KI Ihrem Betrieb einen Mehrwert bieten kann? Wir prüfen Ihre Abläufe und zeigen, welche Automatisierungen sich lohnen – und welche nicht.
Keine Vorabkosten. Sie zahlen erst, wenn messbarer Nutzen entsteht.
So funktioniert Swissflow · 1:51
02Einfachere Abläufe
Keine Vorabkosten
Mit einem klar definierten Ablauf starten. Sie zahlen erst, wenn messbarer Nutzen entsteht.
Messbarer Nutzen
Vorab vereinbaren, wie Kosten, Verzögerungen oder Umsatzverluste gemessen werden.
Bestehende Systeme
E-Mail, CRM, Excel und Fachanwendungen bleiben im Einsatz.
Partner vor Ort
Direkter Kontakt und klare Verantwortung in der Schweiz.
03Das Problem
Kosten entstehen selten durch einen einzelnen Engpass, sondern durch die tägliche Last.
Es sind die vielen kleinen, wiederkehrenden Aufgaben, die Abläufe bremsen, Kunden warten lassen und Umsatz kosten.
Viele kleine, wiederkehrende Schritte
Eine Offerte hier, eine Terminverschiebung dort, ein Eintrag im CRM: Einzeln dauert es Minuten, zusammen kostet es jede Woche Stunden.
Arbeit, die im Posteingang wartet
Anfragen, Offerten und Nachfassaktionen bleiben liegen und gehen im Tagesgeschäft unter.
Fortschritt hängt an einer Person
Wiederkehrende Aufgaben, Zahlungserinnerungen, CRM-Einträge und Fristen werden nur erledigt, wenn jemand daran denkt.
04Kontext wählen
Zwei Anwendungsbereiche, eine Swissflow-Methode.
Beginnen Sie mit dem Bereich, der Ihrer Arbeit am nächsten liegt. Die Beispiele und Vorteile weiter unten passen sich diesem Kontext an.
05Wo der Nutzen entsteht
Wo der Nutzen zuerst sichtbar wird: von der Anfrage zur Offerte und zum Nachfassen
Eine Kundenanfrage trifft per E-Mail ein. Statt dass sie im Posteingang liegen bleibt, bis sich jemand darum kümmert, reagiert die Automatisierung sofort: Sie analysiert die Anfrage, ruft die nötigen Informationen ab und bereitet eine Antwort vor – oder verschickt sie direkt. So wird die Anfrage zeitnah bearbeitet.
01Anfrage
02Erkennen
03Prüfen
04Entwurf
05Freigabe
05Wo der Nutzen entsteht
Beispielablauf: Recherche, Berichte und Prüfdossier
Swissflow führt Recherchenotizen, Grundlagen für Berichte, Kundenanfragen und fehlende Dokumente zu einem kontrollierten Dossier zusammen, bevor die Verantwortlichen es prüfen.
01Anfrage
02Erkennen
03Prüfen
04Entwurf
05Freigabe
Wie profitieren Sie?
Swissflow wird an die Programme angebunden, die Ihr Team bereits nutzt, und beseitigt wiederkehrende manuelle Schritte dort, wo sie Zeit, Geld oder Kundeninteresse kosten.
01
Tiefere Kosten, gleiche Qualität
Sie erledigen wiederkehrende Büroarbeit schneller, mit weniger Personalaufwand.
02
Ihr Team entlasten
Swissflow übernimmt Routinearbeit oder bereitet sie vor. So verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Suchen, Kopieren und Nachfassen – und mehr Zeit mit Kunden, Qualität und Entscheidungen.
03
Umsatz, der nicht verloren geht
Sie beantworten Anfragen, erstellen Offerten und Vorschläge und fassen zeitnah nach.
04
Weniger auf das Gedächtnis angewiesen
Das System erinnert, verfolgt und dokumentiert. Wissen steckt nicht mehr nur in einzelnen Köpfen, und Ferien oder Wechsel im Team bremsen den Betrieb nicht.
01
Mehr Zeit für die Verantwortlichen
Analysten und Partner verbringen weniger Zeit damit, Unterlagen zu sammeln, Grundlagen einzufordern und Dossiers zu formatieren.
02
Klarere Kontrollpunkte
Swissflow macht offene Kundenanfragen, KYC-Punkte, Freigaben und Ausnahmen sichtbar, bevor sie kurz vor Schluss zum Risiko werden.
03
Verbundene Systeme
Swissflow verbindet E-Mail, Portale, Portfoliosysteme, CRM, Datenräume und Dokumentenablagen entlang des gesamten Ablaufs.
04
Keine Anlageentscheide ausgelagert
Swissflow bereitet vor, leitet weiter und prüft Ergebnisse. Anlagebeurteilung und Freigabe gegenüber Kunden bleiben bei Ihrem Unternehmen.
06KMU-Prozesse
Wie das in der Praxis aussieht
Typische Abläufe, die sich in KMU automatisieren lassen – gruppiert nach Verkauf, Büroarbeit, Dokumenten und Marketing.
Verkauf & Termine
Anfragen in Offerten
Swissflow strukturiert E-Mail-Anfragen, Fotos, Masse und Kundendaten und legt daraus Offertenentwürfe vor.
NutzenSchnellere Antwort auf Anfragen und weniger verlorene Aufträge.
Offerten nachfassen
Swissflow verbindet Gesprächsnotizen, Servicemodule und Kundendaten zu Offertenentwürfen und Nachfassaktionen.
NutzenMehr Chancen, Aufträge zu gewinnen, ohne zusätzlichen Büroaufwand.
Termine koordinieren
Swissflow koordiniert Besichtigungen, Serviceeinsätze und Kundenfragen, bestätigt sie und aktualisiert sie bei Planänderungen.
NutzenWeniger telefonische Abstimmung und eine bessere Nutzung der Zeit Ihres Teams.
Zahlungen & Büroarbeit
Zahlungskontrolle und Erinnerungsentwürfe
Swissflow gleicht offene Forderungen ab, markiert Ausnahmen und legt höfliche Zahlungserinnerungen als Entwurf vor.
NutzenKürzere Wartezeiten auf Zahlungen und weniger Tabellenpflege.
CRM, Kundenaufnahme und Berichte
Kundendaten, Statusfelder, Aufgaben und einfache Berichte bleiben automatisch aktuell.
NutzenEine klarere Verkaufsübersicht und weniger manuelle CRM-Pflege.
Fristen und Aufgaben überwachen
Swissflow überwacht Fristen, fehlende Dokumente und interne Zuständigkeiten und erinnert rechtzeitig nach klaren Regeln.
NutzenWeniger manuelles Nachfassen und weniger Risiko bei fristgebundener Arbeit.
Dokumente & Ausschreibungen
Dokumente und Pendenzen
Verträge, Protokolle, Fotos, Rechnungen und offene Pendenzen bleiben für jeden Kunden, jedes Objekt und jedes Projekt nachvollziehbar.
NutzenMehr Transparenz und weniger Suchen.
Öffentliche Ausschreibungen beobachten
Swissflow beobachtet relevante Publikationen auf simap.ch und Stichwörter der Branche, filtert sie und verdichtet sie zu einer kurzen Empfehlung.
NutzenWeniger verpasste Gelegenheiten und weniger manuelle Suche.
Anforderungen und Fristen erfassen
Swissflow strukturiert Ausschreibungsunterlagen nach Eignungskriterien, Pflichtnachweisen, Fristen und Ausschlussrisiken.
NutzenSchnellere Entscheidungen, ob eine Offerte wirtschaftlich sinnvoll ist.
Marketing & Auftritt
Website erstellen und pflegen
Swissflow erstellt Ihre Website und hält Texte, Leistungen, Öffnungszeiten und Referenzen aktuell – in allen Landessprachen, die Sie brauchen.
NutzenEin aktueller Auftritt, ohne für jede Änderung eine Agentur zu beauftragen.
Marktanalyse und Kundenansprache
Swissflow recherchiert Mitbewerber, Zielbranchen und mögliche Ansprechpartner und bereitet persönliche Nachrichten vor, die Sie vor dem Versand freigeben.
NutzenNeue Anfragen ohne stundenlange Recherche.
Flyer und Werbevideos mit KI
Swissflow gestaltet Flyer, Beiträge für soziale Medien und kurze Werbevideos in Ihrem Erscheinungsbild – so wie die Videos auf dieser Seite.
NutzenProfessionelle Werbemittel in Tagen statt Wochen.
06Finanzprozesse
Wie das für Vermögensverwalter und Family Offices aussieht
Beginnen Sie mit einem Ablauf, in dem sensible Unterlagen verstreut sind, Fristen zählen und die menschliche Prüfung erhalten bleiben muss.
Kundenberichte und Anlageprotokolle vorbereiten
Swissflow stellt Portfolioberichte, Depotauszüge, Marktnotizen, Kommentarentwürfe und offene Fragen zu einem prüffertigen Dossier zusammen.
NutzenDie Verantwortlichen verbringen weniger Zeit mit dem Sammeln von Unterlagen, dem Formatieren von Folien und der Vollständigkeitsprüfung.
Nachfassen bei KYC, Kundenaufnahme und Dokumenten
Swissflow ordnet eingehende Dokumente zu, verfolgt fehlende Unterlagen und entwirft Nachfragen an Kunden oder Gegenparteien zur Prüfung.
NutzenEin klarer Überblick über den Dokumentenstand, weniger doppelte Kontrollen und kontrollierte Kommunikation.
Antworten auf DDQ, RFP und Investorenanfragen entwerfen
Swissflow verdichtet Fragebogen, Standardangaben zum Unternehmen, Kennzahlen und frühere Antworten zu einem ersten Entwurf und markiert die Lücken.
NutzenSchnellere Antwortzyklen, ohne die Kontrolle über die Prüfung zu verlieren oder unbelegte Antworten zu erzeugen.
Übergaben und Freigaben verfolgen
Swissflow leitet Zahlungsaufträge, Notizen aus der Abwicklung, Aufgaben, Ausnahmen und Freigaben mit Status, Zuständigkeit und nächstem Schritt weiter.
NutzenKlarere Kontrolle über Portfolio, Betrieb, Compliance und Kundenkontakt.
07Unterschied
Warum Swissflow und nicht ein übliches KI-Werkzeug?
Unsere Lösungen werden mit Ihren bestehenden Systemen verbunden und darin integriert. Sie sind kein separater Chatbot, der nebenher läuft.
In bestehende Systeme integriert
Wir arbeiten mit E-Mail, Kalender, CRM, Tabellen, Datenbanken und Fachanwendungen, statt Ihre bestehende Software zu ersetzen.
Kein weiterer Chatbot
Die Automatisierung folgt Ihren tatsächlichen Übergaben und erstellt Entwürfe, Aktualisierungen, Erinnerungen und prüffertige Ergebnisse.
Wir bauen, betreiben, überwachen und verbessern
Swissflow übernimmt die Verantwortung für Umsetzung, Betrieb und laufende Verbesserung.
Keine Vorabkosten
Sie zahlen erst bei belegtem Nutzen – keine weitere Lizenz- oder Einführungsrechnung, bevor etwas funktioniert.
Menschliche Freigabe, wo nötig
Sensible Formulierungen, Preise, Kundenkommunikation und Ausnahmen bleiben prüfbar, bevor etwas verschickt wird.
Partner vor Ort, klare Verantwortung
Direkter Kontakt, pragmatische Umsetzung in der Schweiz und ein Partner, der dafür sorgt, dass der Ablauf nützlich bleibt.
07Unterschied
Was sich für Finanzteams verbessern soll
Der erste Ablauf soll den Vorbereitungsaufwand reduzieren und dabei Vertraulichkeit, Nachvollziehbarkeit und menschliche Freigabe erhalten.
Prüffertige Unterlagen
Swissflow stellt Recherche, Berichte, DDQ und Kundenunterlagen zusammen, kontrolliert sie auf fehlende Grundlagen und bereitet sie für die Prüfung auf.
Kontrolliertes Nachfassen bei Dokumenten
Fehlende Unterlagen, Kundenanfragen, KYC-Aufgaben und interne Zuständigkeiten werden sichtbar, ohne informelles Nachfragen.
Sichtbarer Freigabeweg
Vorbereitete Ergebnisse, Ausnahmen und Freigabepunkte bleiben in sensiblen Abläufen nachvollziehbar, bevor etwas verschickt wird.
08Einfacher Start
Wo beginnen?
In einem kostenlosen ersten Gespräch klären wir, welche Abläufe sinnvoll automatisiert werden können, welche Aufgaben eine menschliche Freigabe brauchen und wo Ihr Team die Kontrolle behält.
1
Ablauf verstehen
Wir prüfen, wo aktuell Zeit, Geld oder Kundeninteresse verloren geht.
2
Eignung beurteilen
Wir zeigen, welche Prozesse geeignet sind, welche nicht, und wo eine Automatisierung später sinnvoll sein kann.
3
Umsetzung auf Ihre Software abstimmen
E-Mail, Kalender, CRM, Tabellen und Fachanwendungen bleiben im Einsatz. Wir verbinden, was bereits funktioniert.
4
Klein anfangen
Kein monatelanges Transformationsprojekt. Ein klarer Ablauf, sichtbarer Nutzen, dann bewusst erweitern.
09Kontakt
Finden Sie heraus, wo Automatisierung Mehrwert bieten kann.
Beschreiben Sie uns die Büroarbeit, die am meisten Zeit kostet, Kunden warten lässt oder bei der Nachfassaktionen untergehen. Wir schätzen den möglichen Nutzen und sagen Ihnen, ob sich eine Automatisierung lohnt.
Beschreiben Sie uns den Ablauf für Berichte, Recherche, DDQ oder Dokumente, der zu viel Zeit Ihrer leitenden Mitarbeitenden beansprucht. Wir zeigen, wo Automatisierung das Team unterstützen kann, ohne die Prüfung aus der Hand zu geben.
