Automatisez le travail de bureau. Concentrez-vous sur votre métier.
Swissflow automatise les tâches de bureau répétitives, telles que la planification, les devis, la facturation, les relances et la gestion documentaire – directement dans les logiciels que votre équipe utilise déjà. Vous réduisez vos coûts tout en maintenant, voire en améliorant, la qualité. Ou vous préservez le chiffre d’affaires que des délais de réponse trop longs vous feraient perdre.
Vous ne savez pas où l’IA pourrait apporter de la valeur à votre entreprise ? Nous examinons vos processus et vous montrons quelles automatisations en valent la peine – et lesquelles non.
Commencez par un processus clairement défini. Vous payez uniquement lorsqu’une valeur mesurable est créée.
Valeur mesurable
Nous définissons avec vous, au préalable, comment mesurer les coûts, les retards ou les pertes de chiffre d’affaires.
Outils existants
Messagerie, CRM, tableurs et logiciels métier restent en place.
Partenaire local
Contact direct et responsabilité clairement assumée en Suisse.
03Le problème
Les coûts proviennent rarement d’un seul goulet d’étranglement. C’est le poids du quotidien.
C’est le volume quotidien de nombreuses petites tâches récurrentes qui ralentit les processus, fait attendre les clients et laisse filer le chiffre d’affaires.
De nombreuses petites étapes récurrentes
Un devis ici, un rendez-vous déplacé là, une mise à jour du CRM entre deux : chaque tâche ne prend que quelques minutes, mais ensemble, elles coûtent des heures chaque semaine.
Du travail qui attend dans la boîte de réception
Demandes, devis et relances se perdent dans le travail quotidien en attendant que quelqu’un s’en occupe.
Tout repose sur une seule personne
Tâches récurrentes, rappels de paiement, mises à jour du CRM et échéances dépendent de la mémoire de quelqu’un.
04Choisir le contexte
Deux domaines d’application, une seule méthode Swissflow.
Commencez par le domaine le plus proche de votre activité. Les exemples et les avantages ci-dessous s’adaptent alors à ce contexte.
05Où naît la valeur
Là où la valeur apparaît d’abord : de la demande au devis, puis à la relance
Une demande client arrive par courriel. Elle ne reste plus dans la boîte de réception en attendant que quelqu’un s’en occupe : l’automatisation réagit immédiatement. Elle analyse la demande, récupère les informations utiles et prépare une réponse – ou l’envoie directement. La demande est ainsi traitée rapidement.
01Demande
02Détection
03Vérification
04Brouillon
05Validation
05Où naît la valeur
Exemple de processus : recherche, rapports et dossier de revue
Swissflow réunit notes de recherche, éléments de rapport, demandes clients et documents manquants dans un dossier contrôlé avant la revue par les responsables.
01Demande
02Détection
03Vérification
04Brouillon
05Validation
Quels sont vos avantages ?
Swissflow se connecte aux outils que votre équipe utilise déjà et supprime les étapes manuelles répétées là où elles font perdre du temps, de l’argent ou l’intérêt des clients.
01
Coûts réduits, qualité maintenue
Vous traitez le travail de bureau récurrent plus vite, avec moins de charges de personnel.
02
Soulager votre équipe
Swissflow prépare le travail de routine ou le prend en charge. Votre équipe passe moins de temps à chercher, copier et relancer – et consacre davantage de temps aux clients, à la qualité et aux décisions.
03
Un chiffre d’affaires préservé
Vous répondez rapidement aux demandes, préparez devis et propositions et relancez sans tarder.
04
Moins dépendre de la mémoire
Le système rappelle, suit et documente. Le savoir ne repose plus sur une seule personne, et les vacances ou changements d’équipe ne freinent plus l’activité.
01
Le temps des cadres préservé
Analystes et associés passent moins de temps à rassembler des fichiers, à réclamer des pièces et à mettre en forme des dossiers.
02
Des points de contrôle plus clairs
Swissflow signale les demandes clients en suspens, les éléments KYC, les validations et les exceptions avant qu’ils ne deviennent des risques de dernière minute.
03
Des systèmes fragmentés reliés
Swissflow relie messagerie, portails, systèmes de gestion, CRM, salles de données et dossiers documentaires autour du processus.
04
Aucune décision d’investissement déléguée
Swissflow prépare, achemine et vérifie les résultats. Les décisions d’investissement et la validation des communications destinées aux clients restent au sein de votre entreprise.
06Processus PME
À quoi cela ressemble en pratique
Des processus typiques que les PME peuvent automatiser – regroupés par ventes, administration, documents et marketing.
Ventes & rendez-vous
Des demandes aux devis
Swissflow transforme les demandes reçues par courriel, les photos, les mesures et les données clients en projets de devis.
AvantageRéponse plus rapide aux demandes et moins de mandats perdus.
Relance des devis et propositions
Swissflow combine notes d’entretien, modules de prestations et données clients pour produire des projets de proposition et des relances.
AvantagePlus d’occasions de remporter des contrats sans travail administratif supplémentaire.
Coordination des rendez-vous
Swissflow coordonne visites sur site, interventions de service et questions clients, les confirme et les met à jour en cas de changement.
AvantageMoins d’allers-retours par téléphone et une meilleure utilisation du temps de votre équipe.
Paiements & administration
Contrôle des paiements et projets de rappel
Swissflow rapproche les créances ouvertes, signale les exceptions et rédige des rappels de paiement courtois.
AvantageDes délais d’encaissement plus courts et moins de mises à jour manuelles des tableurs.
CRM, ouverture de dossier et rapports
Swissflow tient à jour données clients, champs de statut, tâches et rapports simples.
AvantageUn suivi commercial plus clair et moins de saisie manuelle dans le CRM.
Surveillance des délais et des tâches
L’agent surveille les délais, les documents manquants et les responsabilités internes, et envoie des rappels à temps selon des règles claires.
AvantageMoins de relances manuelles et moins de risques pour les travaux soumis à des délais.
Documents & appels d’offres
Documents et points en suspens
Contrats, procès-verbaux, photos, factures et points en suspens restent traçables pour chaque client, bien ou projet.
AvantagePlus de transparence et moins de recherches.
Veille des marchés publics
Swissflow surveille les publications pertinentes sur simap.ch et les mots-clés du secteur, les filtre et les résume en une brève recommandation.
AvantageMoins d’occasions manquées et moins de recherches manuelles.
Extraction des exigences et des délais
Swissflow structure les dossiers d’appel d’offres par critères d’aptitude, justificatifs obligatoires, délais et risques d’exclusion.
AvantageDes décisions plus rapides sur l’intérêt commercial d’une soumission.
Marketing & présence
Créer et tenir à jour votre site web
Swissflow crée votre site web et tient à jour textes, prestations, horaires et références – dans toutes les langues nationales dont vous avez besoin.
AvantageUne présence toujours à jour, sans mandater une agence pour chaque modification.
Étude de marché et prospection
Swissflow analyse la concurrence, les secteurs cibles et les interlocuteurs potentiels, puis prépare des messages personnalisés que vous validez avant tout envoi.
AvantageDe nouvelles demandes, sans des heures de recherche.
Dépliants et vidéos promotionnelles avec l’IA
Swissflow conçoit des dépliants, des publications pour les réseaux sociaux et de courtes vidéos promotionnelles aux couleurs de votre entreprise – comme les vidéos de cette page.
AvantageDes supports professionnels en quelques jours plutôt qu’en plusieurs semaines.
06Processus financiers
À quoi cela ressemble pour les gérants de fortune et les family offices
Commencez par un processus où les documents sensibles sont dispersés, où les délais comptent et où la revue humaine doit être maintenue.
Rapports clients et préparation des notes d’investissement
Swissflow réunit rapports de portefeuille, relevés du dépositaire, notes de marché, projets de commentaire et questions ouvertes en un dossier prêt pour la revue.
AvantageVos cadres consacrent moins de temps à collecter les documents, à mettre en forme les présentations et à vérifier que les éléments sont complets.
KYC, entrée en relation et suivi des documents
Swissflow classe les documents entrants, suit les éléments manquants et rédige les relances aux clients ou contreparties pour validation.
AvantageUn statut documentaire plus clair, moins de contrôles répétés et une communication maîtrisée.
Rédaction des DDQ, RFP et demandes d’investisseurs
Swissflow transforme questionnaires, informations standard sur la société, chiffres clés et réponses antérieures en un premier projet et signale les lacunes.
AvantageDes cycles de réponse plus rapides sans perdre le contrôle de la revue ni inventer de réponses non étayées.
Transmissions opérationnelles et suivi des validations
Swissflow achemine mouvements de trésorerie, notes relatives aux transactions, tâches, exceptions et validations avec statut, responsable et action suivante.
AvantageUn contrôle plus net entre gestion, opérations, conformité et relation client.
Nos solutions se connectent à vos systèmes existants et s’y intègrent. Il ne s’agit pas d’un robot conversationnel isolé qui fonctionne en parallèle.
Intégré aux systèmes existants
Nous travaillons avec votre messagerie, votre agenda, votre CRM, vos tableurs, vos bases de données et vos logiciels métier, sans les remplacer.
Pas un robot conversationnel de plus
L’automatisation suit le déroulement réel de votre travail et prépare projets, mises à jour, rappels et travaux prêts à être vérifiés.
Nous construisons, exploitons, surveillons et améliorons
Swissflow assume la responsabilité de la mise en œuvre, de l’exploitation et de l’amélioration continue.
Aucun coût initial
Vous payez pour une valeur démontrée, et non pour une licence ou des frais de mise en place avant que la solution ne fonctionne.
Validation humaine là où il faut
Formulations sensibles, prix, communication client et exceptions restent vérifiables avant tout envoi.
Partenaire local, responsabilité claire
Contact direct, mise en œuvre pragmatique en Suisse et un partenaire qui veille à ce que le processus reste utile.
07Différence
Ce qui doit s’améliorer pour les équipes financières
Le premier processus doit réduire la charge de préparation tout en préservant la confidentialité, la traçabilité et la validation humaine.
Des documents prêts pour la revue
Swissflow réunit travaux de recherche, rapports, DDQ et documents clients, vérifie les éléments manquants et les prépare avant le début de la revue.
Un suivi documentaire maîtrisé
Éléments manquants, demandes clients, tâches KYC et responsabilités internes deviennent visibles sans relances informelles.
Une piste de validation visible
Résultats préparés, exceptions et points de validation restent traçables sur les processus sensibles avant tout envoi.
08Démarrage simple
Par où commencer ?
Lors d’un premier entretien gratuit, nous clarifions quels processus peuvent raisonnablement être automatisés, quelles tâches exigent une validation humaine et où votre équipe garde le contrôle.
1
Comprendre le processus
Nous identifions où vous perdez aujourd’hui du temps, de l’argent ou l’intérêt de vos clients.
2
Évaluer la pertinence
Nous montrons quels processus s’y prêtent, lesquels non, et où une automatisation pourrait se justifier plus tard.
3
Adapter la mise en œuvre à vos logiciels
Messagerie, agenda, CRM, tableurs et logiciels métier restent en place. Nous relions ce qui fonctionne déjà.
4
Commencer petit
Pas de projet de transformation de plusieurs mois. Un processus clair, une valeur visible, puis une extension réfléchie.
09Contact
Découvrez où l’automatisation pourrait apporter de la valeur.
Décrivez-nous la tâche administrative qui prend le plus de temps, fait attendre les clients ou laisse filer les relances. Nous estimerons le gain probable et vous dirons si une automatisation en vaut la peine.
Décrivez-nous le processus de rapports, de recherche, de DDQ ou de gestion documentaire qui prend trop de temps à vos responsables. Nous montrerons où l’automatisation peut soutenir l’équipe sans lui retirer le contrôle de la revue.
