KI-Automatisierung für Treuhandbüros
In einem Treuhandbüro geht viel Zeit nicht in die Facharbeit, sondern ins Warten und Nachfragen: auf Belege, Auszüge und Antworten von Mandanten. Swissflow übernimmt dieses Nachfassen und bereitet Unterlagen so vor, dass Ihr Team direkt mit der eigentlichen Arbeit beginnen kann.
Wo im Alltag Zeit verloren geht
Belege kommen spät oder unvollständig
Kurz vor dem Abschluss fehlen Quittungen, Kontoauszüge oder Lohnangaben. Das Nachfragen per E-Mail und Telefon frisst Stunden und verschiebt Termine.
Eingänge aus vielen Kanälen
Mandanten schicken Unterlagen per E-Mail, Post, Foto oder Portal. Jemand muss alles sichten, zuordnen und ablegen, bevor die Verbuchung beginnen kann.
Fristen hängen am Gedächtnis
Steuererklärungen, MWST-Abrechnungen, Lohnmeldungen und Fristerstreckungen: Bei vielen Mandaten ist es schwierig, alles ohne Liste im Kopf zu behalten.
Was Swissflow übernimmt
Fehlende Belege nachfordern
Swissflow gleicht ab, welche Unterlagen pro Mandat fehlen, und schickt freundliche, konkrete Erinnerungen an die Mandanten, bis alles da ist.
Nutzen Vollständige Unterlagen ohne manuelles Nachtelefonieren.
Eingangsdokumente vorsortieren
Belege, Rechnungen und Auszüge werden erkannt, dem richtigen Mandat und Zeitraum zugeordnet und für die Verbuchung bereitgelegt.
Nutzen Weniger Suchen und Ablegen, schnellerer Start der Verbuchung.
Fristen und Pendenzen überwachen
Swissflow führt die Fristen pro Mandat, erinnert rechtzeitig nach klaren Regeln und bereitet Gesuche um Fristerstreckung als Entwurf vor.
Nutzen Weniger Risiko bei fristgebundener Arbeit.
Rückfragen an Mandanten vorbereiten
Offene Punkte aus der Buchhaltung werden gesammelt und zu einer verständlichen Rückfrage pro Mandant gebündelt, statt einzeln per E-Mail.
Nutzen Weniger Hin und Her, klarere Kommunikation.
Abschlussunterlagen zusammenstellen
Für Jahresabschluss und Steuererklärung stellt Swissflow die nötigen Unterlagen und eine Liste offener Fragen zu einem prüffertigen Dossier zusammen.
Nutzen Ihre Fachleute beginnen mit einem vollständigen Stand.
Anfragen neuer Mandanten beantworten
Anfragen per E-Mail oder Formular werden erfasst, mit den nötigen Angaben ergänzt und für ein Erstgespräch oder eine Offerte vorbereitet.
Nutzen Schnellere Antworten auf neue Mandate.
Was bei Ihnen bleibt
Buchungen, Steuerentscheide und alles, was an Behörden oder Mandanten geht, bleiben bei Ihren Fachleuten. Swissflow bereitet vor und legt zur Freigabe vor. Wie mit Mandantendaten umgegangen wird und wo sie verarbeitet werden, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.
Ihre bestehende Software bleibt
Swissflow ist keine neue Software, die Ihr Team einführen muss. Wir bauen KI-Agenten rund um die Programme, die Sie heute nutzen: E-Mail, Kalender, Tabellen, CRM und Ihre Branchenlösung.
Wo Ihre Software eine Schnittstelle oder einen Datenzugriff bietet, bauen wir darauf auf. Wo nicht, sagen wir Ihnen im Erstgespräch offen, was sinnvoll ist und was nicht.
Häufige Fragen
Ersetzt Swissflow unsere Buchhaltungssoftware?
Nein. Swissflow arbeitet rund um Ihre bestehende Software und übernimmt die Arbeit davor und danach: Nachfassen, Sortieren, Erinnern und Vorbereiten.
Versendet Swissflow Erinnerungen ohne unser Wissen?
Nur, wenn Sie das für eine bestimmte Art von Nachricht ausdrücklich so festlegen. Sonst liegt jede Nachricht als Entwurf zur Freigabe bereit.
Womit beginnen wir am besten?
Meist mit dem Nachfordern von Belegen. Der Aufwand ist gross, die Regeln sind klar, und der Nutzen zeigt sich schon im ersten Abschlusszyklus.
Finden Sie heraus, welcher Ablauf sich zuerst lohnt.
In einem kostenlosen Erstgespräch prüfen wir Ihre Abläufe und sagen offen, was sich automatisieren lässt und was nicht. Keine Vorabkosten: Sie zahlen erst, wenn messbarer Nutzen entsteht.