L’automatisation par IA pour les études d’avocats et de notaires
Avocates, avocats et notaires consacrent beaucoup de temps à un travail qui ne se facture pas : coordonner des rendez-vous, réclamer des pièces, contrôler des délais et saisir des prestations. Swissflow prend en charge ce travail préparatoire, pour laisser plus de temps aux mandats.
Où le temps se perd au quotidien
Des pièces de mandants qui manquent
Contrats, extraits, pièces d’identité ou procurations n’arrivent qu’après plusieurs relances. Pour un acte notarié, cela retarde le rendez-vous.
Des délais à haut risque
Les délais de procédure et de recours ne pardonnent aucune erreur. Leur contrôle repose souvent sur une personne et une liste.
Du temps non facturé
Les appels et courriels brefs sont saisis trop tard, ou pas du tout. Établir les notes d’honoraires prend encore du temps.
Ce que Swissflow prend en charge
Enregistrer les demandes de mandat
Les demandes reçues par courriel ou formulaire sont structurées, complétées des informations nécessaires et soumises avec les éléments utiles à votre contrôle des conflits d’intérêts.
Gain Une réponse plus rapide aux nouveaux mandants.
Coordonner les rendez-vous
Swissflow fixe les entretiens et les rendez-vous de signature, les confirme et les rappelle aux participants.
Gain Moins de coordination par téléphone.
Réclamer les pièces
Swissflow suit les documents qui manquent encore pour un mandat ou un acte et relance à temps mandants et parties adverses.
Gain Des dossiers complets et moins de rendez-vous reportés.
Garder les délais en vue
Les délais tirés des décisions et de la correspondance sont détectés et proposés pour votre contrôle des délais, avec des rappels selon vos règles.
Gain Une sécurité supplémentaire qui soutient votre contrôle, sans le remplacer.
Préparer la correspondance
Lettres types, confirmations et réponses aux questions récurrentes sont prêtes en projet, avec les données du dossier.
Gain Moins de courrier de routine à rédiger de zéro.
Prestations et notes d’honoraires
À partir des courriels, rendez-vous et documents, Swissflow propose des saisies de prestations qui sont ensuite regroupées en note d’honoraires.
Gain Moins de prestations oubliées et une facturation plus rapide.
Ce qui reste entre vos mains
L’appréciation juridique, le contrôle des délais et tout message aux mandants, aux tribunaux ou aux autorités restent sous votre responsabilité. Swissflow propose et prépare. Avant le démarrage, nous définissons ensemble comment le secret professionnel est préservé et où les données sont traitées.
Vos logiciels restent en place
Swissflow n’est pas un nouveau logiciel que votre équipe doit apprendre. Nous construisons des agents IA autour des outils que vous utilisez aujourd’hui : messagerie, agenda, tableurs, CRM et votre logiciel métier.
Lorsque votre logiciel offre une interface ou un accès aux données, nous nous appuyons dessus. Sinon, nous vous disons franchement, dès le premier entretien, ce qui est pertinent et ce qui ne l’est pas.
Questions fréquentes
Est-ce compatible avec le secret professionnel ?
Cela dépend de l’endroit et de la manière dont les données sont traitées. C’est pourquoi nous fixons l’hébergement, les catégories de données et les étapes de validation de chaque processus avant qu’il ne travaille avec de vraies données de mandat.
Swissflow reprend-il notre contrôle des délais ?
Non. Swissflow détecte les délais et les propose à la saisie. Le contrôle des délais, et la responsabilité qui va avec, restent à votre étude.
Par quoi commencer ?
Le plus souvent par les rendez-vous et la relance des pièces. Ces processus demandent peu d’accès aux contenus confidentiels et soulagent le secrétariat immédiatement.
Découvrez quel processus vaut la peine d’être automatisé en premier.
Lors d’un premier entretien gratuit, nous examinons vos processus et vous disons franchement ce qui peut être automatisé et ce qui ne le peut pas. Aucun coût initial : vous payez uniquement lorsqu’une valeur mesurable est créée.